O controle financeiro precisa ser feito freqüentemente, com disciplina e rigor. É necessário apurar cada centavo que entra e sai da conta bancária. Não adianta tentar fazer os controles de vez em quando, quando “sobrar” tempo, porque se acumular, o trabalho para atualizar será enorme e provavelmente você irá desanimar de colocar em dia. Sendo assim, se tratando de controle financeiro, ou você faz direito ou não faz, não adianta fazer “mais ou menos”. Muitos empresários iniciam suas empresas tendo conhecimento sobre seu operacional, e não tem conhecimento nem experiência para lidar com as finanças da empresa.
E a maioria dos empresários só dão valor aos controles financeiros quando suas contas entram no vermelho, e aí pode ser tarde de mais. Quando o dinheiro está entrando, dando pra pagar as contas e sobrando alguma coisa, ele não se preocupa, mas pode ser que se estivesse com seus controles em dia e realizasse um acompanhamento efetivo, poderia estar ganhando mais. Por isso iremos abordar 7 dicas para que os empresários possam realizar o Controle Financeiro de suas pequenas empresas.
1 - Separar despesas pessoais das despesas da empresa
A primeira atitude a ser tomada, é separar as despesa pessoais dos sócios das despesas da empresa. Por mais que isso possa parecer óbvio, essa é uma das maiores dificuldades para se realizar o controle financeiro da empresa. Para evitar este tipo de problema o empresário precisa estabelecer o seu pró-labore, uma espécie de “salário” do empresário, para que ele possa arcar com suas despesas pessoais sem utilizar os recursos da empresa.
2 - Realizar Conciliação Bancária
Realizar o levantamento de todas as contas bancárias utilizadas pela empresa, e comparar cada lançamento dos extratos bancários com o seu controle financeiro, seja ele uma planilha em excel ou um sistema. Cada centavo que entra ou saiu da conta corrente da empresa precisa ser registrado. Somente assim o empresário saberá exatamente o saldo de sua empresa.
3 - Analisar Despesas e Custos Fixos
Analisar as Despesas e Custos Fixos, que são saídas de caixa que ocorrerão independente de sua produção ou de suas vendas, geralmente são despesas existentes para manter a sua estrutura, por exemplo: aluguel, condomínio, água, energia, telefone, internet, contador, salários, pró-labore, etc.
4 - Analisar Despesas e Custos Variáveis
Analisar as Despesas e Custos Variáveis, que são saídas de caixa que variam proporcionalmente com sua produção e vendas, por exemplo: impostos, comissões, fretes, embalagens, matéria-prima, etc.
5 - Analisar as Receitas
Realizar o levantamento e controle de todas as receitas, todas as entradas no caixa da empresa, principalmente as receitas oriundas de vendas a prazo, aonde o empresário precisa ter ciência de quando este dinheiro entrará na caixa da empresa, e se haverá algum desconto como taxas sobre as vendas em cartão de crédito ou taxas sobre boletos emitidos.
6 - Elaborar o Demonstrativo de Resultados (Gerencial)
O Demonstrativo de Resultados é um relatório que contém um resumo do resultado financeiro da empresa em determinado período, demonstrando se a empresa apresentou lucro ou prejuízo no período analisado. É uma ferramenta contábil, geralmente elaborada pelo contador avaliando o resultado de um ano, mas pode ser utilizada como uma ferramenta gerencial para os empresários com o período mensal.
Devem-se analisar as movimentações financeiras da empresa através do Regime de Competência, que consiste em analisar as movimentações de acordo com o período em que as mesmas são efetivadas, não levando em conta quando o dinheiro desta transação irá entrar ou sair da conta da empresa. Por exemplo: É realizada uma venda de R$ 3.000,00 no mês de junho, e a forma de pagamento será em 3 parcelas de R$ 1.000,00 (junho, julho e agosto), neste caso a valor da Receita do Demonstrativo no mês de junho será de R$ 3.000,00.
Segue abaixo um exemplo de estrutura de um Demonstrativo de Resultados:
7 - Elaborar o Fluxo de Caixa
O Fluxo de Caixa é um relatório que contém as movimentações de entrada e saída do caixa da empresa em um determinado período. É uma ferramenta gerencial, e deve ser utilizada diariamente em todas empresas. Através do resultado do saldo acumulado do fluxo de caixa será possível saber quais são as previsões para os períodos seguintes, auxiliando os empresários na tomada de decisão.
Devem-se analisar as movimentações financeiras da empresa através do Regime de Caixa, que consiste em analisar as movimentações de acordo com o momento em que as mesmas entram no caixa da empresa, não levando em conta quando a transação foi efetivada. Por exemplo: É realizada uma venda de R$ 3.000,00 no mês de junho, e a forma de pagamento será em 3 parcelas de R$ 1.000,00 (junho, julho e agosto), neste caso a valor do Fluxo de caixa no mês de junho será de R$ 1.000,00.
Segue abaixo um exemplo de Fluxo de Caixa:
