Muitos advogados, iniciantes ou mais experientes, começam a perceber que o escritório não está indo bem, mas não sabem identificar exatamente quais são os motivos.
Normalmente isso ocorre com sócios que negligenciam sua gestão financeira, administrando seu escritório levando em conta apenas o saldo bancário.
Por isso nesse breve artigo, listamos 23 erros que podem levar seu escritório a falência.
1 - Não estudar sobre gestão financeira;
Para que o advogado ou gestor possa realizar um acompanhamento efetivo das finanças de seu escritório, é primordial que ele se mantenha atualizado sobre as melhores práticas, através de cursos e seminários sobre o tema.
2 - Não separar finanças pessoais das finanças do escritório;
Esse é um erro muito comum principalmente em escritórios que estão começando suas atividades, pois o advogado acaba utilizando sua conta bancária pessoal para receber dos clientes e para pagar as contas do escritório. Essa confusão é muito prejudicial para realizar os controles financeiros.
3 - Não categorizar os lançamentos financeiros;
Se não categorizarmos cada saída ou entrada de caixa não teremos como analisar o comportamento financeiro do escritório. E a melhor forma pra isso, é elaborar um plano de contas gerencial.
4 - Não descontar as taxas bancárias de boleto e cartão de crédito;
Na maioria das vezes as taxas bancárias passam despercebidas, porém ao apurar todos os valores no final do mês, elas podem representar um valor significativo. E por isso elas devem ser levadas em conta na sua formação de preço.
5 - Não analisar a inadimplência;
A inadimplência é uma constante para a maioria dos escritórios. O gestor precisa conhecer bem qual é o índice de inadimplência do seu escritório, para pode realizar o ajuste dos valores do contas a receber em seu planejamento financeiro.
Saiba mais acessando o artigo 4 Passos para calcular o Índice do Inadimplência do seu Escritório.
6 - Não estabelecer metas de vendas e faturamento;
“Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”. Se você não definir suas metas, qualquer resultado bastará, inclusive o prejuízo! As metas servem para direcionar as suas ações e esforços.
7 - Não realizar provisões para férias e 13º;
Para que você não tenha um grande impacto em seu caixa no final do ano e sempre que colocar algum colaborador de férias, é importante realizar reservas mensais para essas finalidades.
Quer saber quanto custa um funcionário em um escritório? Acesse: http://www.duolinea.com.br/single-post/Quanto-custa-um-funcionario-em-um-Escritorio-de-Advocacia
8 - Não acompanhar suas despesas fixas;
Você deve acompanhar suas despesas fixas para que possa agir sempre que necessário, por exemplo, se a conta de energia aumentou significativamente de um mês para outro, você poderá instituir ações para economia de energia em seu dia a dia.
9 - Não levar em conta gastos fixos e variáveis para formar o seu preço de venda;
Se você não leva em conta esses dois itens, é bem provável que nem você saiba como está compondo seu preço. Você só terá condições de apresentar um preço mais assertivo para os seus clientes, se você tiver total conhecimento sobre seus gastos fixos e variáveis.
10 - Não ter uma visão de futuro da saúde financeira do seu escritório;
Você precisa ter uma visão de futuro das suas finanças através do Fluxo de Caixa, pois assim, terá condições te tomar ações corretivas caso necessário.
11 - Não avaliar todas as possíveis formas de enquadramento tributário do seu escritório;
Todo escritório deve avaliar qual o melhor enquadramento tributário de acordo com a sua realidade, dentre os mais utilizados temos o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Para essa análise é primordial o acompanhamento de um Contador.
12 - Não separar custos fixos de variáveis;
Essa separação é necessária para que você possa ter pleno conhecimento dos gastos do seu escritório e principalmente para realizar a composição do seu preço de venda.
13 - Não estabelecer um pro-labore para os sócios;
Pró-labore significa “pelo trabalho”, é a remuneração que o sócio recebe pelo trabalho executado no escritório. Por isso todo sócio que desempenha alguma função no escritório deve receber seu pró-labore.
Um grande problema que ocorre em vários escritórios é a falta definição de um pró-labore em troca do escritório pagar contas pessoais do sócio. Isso mascara a forma e a quantidade que o sócio retira dinheiro e atrapalha os controles financeiros.
14 - Não contabilizar cada centavo que sai ou entra no caixa;
O controle financeiro precisa ser feito frequentemente, com disciplina e rigor. É necessário apurar cada centavo que entra e sai da conta bancária. Não adianta tentar fazer os controles de vez em quando, quando “sobrar” tempo, porque se acumular, o trabalho para atualizar será enorme e provavelmente você irá desanimar de colocar em dia. Sendo assim, se tratando de controle financeiro, ou você faz direito ou não faz, não adianta fazer “mais ou menos”.
15 - Não realizar conciliação bancária;
Realizar o levantamento de todas as contas bancárias utilizadas pelo escritório, e comparar cada lançamento dos extratos bancários com o seu controle financeiro, seja ele uma planilha em excel ou um sistema. Somente assim o advogado saberá exatamente o saldo de seu escritório.
16 - Não ter controle informatizado de suas finanças;
Com tantas ofertas de sistemas e planilhas para controles financeiros existentes no mercado, é inadmissível que o Advogado Gestor não utilize alguma dessas ferramentas. Os benefícios são inúmeros, além de poupar tempo na hora de extrair um relatório.
17 - Não controlar o dinheiro em espécie que é recebido no escritório;
Em algumas situações é comum identificarmos advogados ou profissionais que cuidam do caixinha do escritório não darem a devida atenção ao controle do dinheiro em espécie que é recebido, e acabam utilizando esses valores para realizar pequenas compras do dia a dia, sem os devidos registros.
18 - Não realizar pelo menos uma reunião mensal para análise de dados financeiros;
Na correria do dia a dia não damos a devida atenção para um momento exclusivo de análise dos dados financeiros. E isso é fundamental para realizar os ajustes e avaliar as ações corretivas, além de auxiliar nas tomadas de decisão.
19 - Não saber qual o ponto de equilíbrio do seu escritório;
O ponto de equilíbrio é o valor no qual o lucro do escritório é zero, ou seja, é quando os serviços vendidos pagam todas as despesas fixas e variáveis, mas ainda não sobra nada. Porém é a partir desse ponto que o escritório começa a ter lucro.
20 - Não realizar uma reserva financeira;
Também chamada de fundo de emergência, a reserva financeira pode ser a solução para resolver imprevistos no seu escritório. Ao contrário do que muitos advogados pensam, guardar uma parte do dinheiro para situações futuras não é um luxo, com um bom planejamento e boa vontade é possível manter uma reserva financeira.
21 - Realizar retiradas de lucro excessivas;
Esse erro é uma das maiores consequências de uma análise mal feita da situação financeira do seu escritório. O fato de ter saldo na conta não significa que esse valor pode ser distribuído como lucro ou bônus.
22 - Achar que aumento de faturamento representa aumento de lucratividade;
As vezes nos deparamos com um aumento de faturamento e temos a falsa impressão que a lucratividade também aumentou, porém para chegarmos a esta conclusão é preciso analisar se suas despesas também sofreram alguma alteração.
23 - Não armazenar os arquivos financeiros de forma organizada;
É importante que seja realizado o armazenamento digital organizado dos documentos financeiros, tais como notas fiscais, comprovantes de pagamento, boletos, possibilitando que você os encontre de forma rápida sempre que precisar.
Se quiser saber um pouco mais sobre Finanças na Advocacia, temos mais alguns materiais que podem te ajudar:
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