Governança de projetos: por que bons projetos travam mesmo com equipes competentes?

Quando um projeto começa a atrasar, normalmente olhamos primeiro para o planejamento. Será que o cronograma estava errado? Faltaram recursos? A equipe não conseguiu executar o que estava previsto?

São perguntas importantes, mas nem sempre o problema está aí.

Podemos ter uma equipe experiente, um planejamento razoavelmente bem estruturado e ferramentas adequadas e, mesmo assim, perceber que o projeto não anda na velocidade que deveria.

Em muitos casos, o problema está na forma como as decisões são tomadas.

Vamos imaginar uma situação bastante comum.

Um projeto envolve Engenharia, Operação, TI e Suprimentos. A solução está definida e todas as áreas reconhecem a importância do projeto. Até aí, tudo certo.

O problema começa quando é necessário definir como essa solução será implantada.

A Engenharia entende que determinado caminho é o mais adequado tecnicamente. A Operação tem receio dos impactos na rotina. TI apresenta suas restrições. Suprimentos possui suas próprias regras e prazos.

Isso é absolutamente normal.

O problema é quando cada gestor, além de defender os interesses da sua área, entende que precisa concordar com a solução para que o projeto avance.

A partir daí começam as reuniões, novas análises, pedidos de revisão e conversas paralelas entre as áreas. O assunto vai e volta e uma decisão que poderia acontecer em alguns dias leva semanas.

Não necessariamente porque alguém está errado ou querendo prejudicar o projeto. Muitas vezes cada gestor tem bons argumentos quando analisamos a questão exclusivamente pela perspectiva da sua área.

Mas alguém precisa decidir.

É justamente aí que entra a governança de projetos

Quando falamos em governança, às vezes parece que estamos falando de algo muito mais complexo do que realmente precisa ser.

Na prática, uma das funções da governança é deixar claro quem decide o quê.

Algumas pessoas precisam participar da construção da solução. Outras precisam ser consultadas porque serão diretamente impactadas. Existem ainda aquelas que precisam apenas conhecer a decisão tomada.

O problema aparece quando essas posições se confundem.

Ser impactado por uma decisão não significa necessariamente ter poder para impedir que ela seja tomada.

Esse é um ponto que considero particularmente importante em projetos que atravessam diferentes áreas da organização.

Quanto mais áreas envolvidas, maior a tendência de buscarmos consenso. E buscar consenso é positivo até determinado ponto. O projeto não pode, entretanto, depender da concordância de todos para cada decisão relevante.

Se isso acontece, criamos na prática vários pontos de veto.

Mais governança não deveria significar mais burocracia

Esse é outro erro que considero comum.

Identificamos um problema de governança e a primeira reação é criar mais uma reunião, mais um comitê, mais um formulário ou mais uma etapa de aprovação.

O resultado pode ser exatamente o contrário do esperado.

Uma boa estrutura de governança deveria simplificar o caminho das decisões.

Para determinadas decisões, o gerente do projeto possui autonomia. Outras precisam do responsável pela área. Algumas, pelo impacto financeiro ou estratégico, precisam chegar a um nível executivo.

Não existe necessariamente um modelo único que funcione para todas as empresas ou todos os projetos.

O importante é que as pessoas envolvidas saibam qual é esse caminho.

Quando surge um problema, a equipe não deveria gastar vários dias tentando descobrir quem precisa aprovar ou quem possui autoridade para decidir.

O cronograma pode estar mostrando apenas o sintoma

Esse talvez seja o ponto mais importante.

Quando olhamos um cronograma atrasado, enxergamos atividades que não terminaram na data prevista.

Mas aquela atividade pode estar atrasada porque uma definição ficou quinze dias aguardando aprovação. Ou porque três áreas não chegaram a um consenso. Ou porque ninguém sabia se determinada decisão poderia ser tomada pelo gerente do projeto ou precisava chegar até a diretoria.

Nesse caso, mexer apenas no cronograma não resolve muita coisa.

Podemos reprogramar as datas, atualizar o plano e apresentar uma nova previsão. Se o processo de decisão continuar igual, provavelmente teremos o mesmo problema algumas semanas depois.

Por isso, quando encontro um projeto com muitas pendências, reuniões recorrentes sobre os mesmos assuntos e decisões que parecem nunca chegar ao fim, considero importante olhar além do planejamento.

Antes de perguntar apenas por que determinada atividade está atrasada, vale entender como as decisões desse projeto estão sendo tomadas.

Porque, algumas vezes, o atraso que aparece no cronograma é apenas a consequência.

O problema começou antes, na governança.

E na sua organização?

Quando uma decisão importante trava, está claro quem tem autoridade para tomá la?

Se essa resposta não for simples, talvez exista uma oportunidade de melhorar a governança dos seus projetos.

Eduardo Tenório

Consultor em Gestão de Projetos e Governança - Duolinea Consultoria